Sisukord
C. KUIDAS VALIDA TÖÖETTEVÕTJAT (pakkumisprotsess) 1. Pakkumisprotseduur ja reeglid Protseduurid tuleb paika panna selleks, et kindlustada kõigi pakkujate õiglane kohtlemine, kaitsta pakkuja põhjendamatu sekkumise eest ja kehtestada usalduslik õhkkond, mis kutsub pakkujaid õiglaseid hindu esitama.
Konkursikomisjon tuleks moodustada enne pakkumise esitamist. See peaks olema objektiivne ja vaba mis tahes võimalikest huvide konfliktidest. Konkursikomisjon peab enne pakkumist kokku leppima valikukriteeriumides ja võimalusel tuleks need kriteeriumid esitada tööettevõtjale.
2. Pakkumiste läbivaatamine Peale pakkumiste kättesaamist tuleb kõigepealt kontrollida nende vastavust eeskirjadele.
Pakkujate soovituskirju tuleks kontrollida selleks, et määrata kindlaks kas pakkujal on vajalikud kogemused ja saada eelmistelt klientidelt aruandeid selle kohta, kuidas ta eelmised projektid täitis. Kui pakkuja kavatseb kasutada alltöövõtjaid, siis tuleks selliste alltöövõtjate soovituskirju hoolikalt kontrollida.
Pakkumise tegelikul hindamisel peab arvestama alljärgnevat:
Valikukriteeriumide komplekti kasutades peaks valimiskomitee need tähelepanekud mõõdetavaks. Näide tüüpilisest hinnangulehest on toodud lisas D. Lõpetuseks tuleks kalkuleerida kogumaksumus, mis annab rahalise väärtuse iga pakkujaga seonduvatele võimalikele kvalifikatsioonidele ja riskidele. Selle kogumaksumuse arvestamisel tuleb koostada ka hinnang omavalitsuse siseste kulude kohta, kuna need võivad erinevate pakkujate korral erinevad olla.
3. Läbirääkimised pakkujaga Kui eelistatud pakkuja on kindlaks määratud, siis võib valimiskomitee tööettevõtja kohtumisele kutsuda, kus selgitatakse mis tahes lahendamata küsimusi. Olge väga ettevaatlikud ja ärge lubage nende kohtumiste ajal pakkumisse mingeid muudatusi teha, kuna teised pakkujad võivad siis pakkumisprotsessi läbiviimise kohta kaebusi esitama hakata. Pakkuja poolt pakutud mis tahes erandite või kvalifikatsioonide sisu kohta võib teil juristi arvamust vaja minna. Samuti oleks kasulik tööettevõtja pangagarantiisid kontrollida. Peale pakkumise lõplikku läbivaatamist valimiskomitee poolt esitatakse kindla tööettevõtja määramiseks soovitus volikogule või organisatsioonile ,kes otsuse teeb. Soovituse põhjendamiseks tuleb esitada aruanne, milles selgitatakse valiku põhjuseid. Enne kinnitamist volikogu poolt võidakse konkursikomisjonilt nõuda vastamist volikogu spetsiifilistele küsimustele.
4. Leping Peale lõplikku kinnitust teatatakse tööettevõtjale tema valimisest ja teistele pakkujatele tuleb teatada, et nad ei olnud edukad. Kohelge teisi pakkujaid viisakalt, kuna nad võiksid ka tulevastesse pakkumistesse heatahtlikult suhtuda. Lepingule, millesse on vajadusel muudatusi tehtud, kirjutavad seejärel alla mõlemad osapooled ja tööettevõtja esitab oma garantiid, kindlustuspoliisid ja üksikasjaliku töögraafiku.