AVALIKE TEENUSTE LEPINGULINE ÜLEANDMINE

 Sisukord

D. KUIDAS LEPINGUT HALLATA

1. Sisefinantskontroll

  • a. Määrake kindlaks lõplik lepingu hind
    Kohe peale lõplikule lepingule alla kirjutamist peaksite kõik oma eelnevad kulude kalkulatsioonid läbi vaatama ja töötama välja korrigeeritud ning lõpliku kulude hinnangu. Kui lõplik summa ületab nüüd teie algseid eraldisi, peate hakkama lisaraha otsima.
  • b. Hinnake rahavooge ja tagage raha õigeaegne olemasolu
    Veenduge, et raha on lepingus sätestatud kuupäevadel olemas.
  • c. Seadke sisse finantskontroll
    Rahaliste vahendite ja väljamaksete kontrollimiseks tuleb sisse viia kindlad korraldused. Tuleb koostada selged juhised selle kohta, kuidas süsteemis kinnitusi antakse.
    Tavaliselt järgitakse kinnituste andmisel sellist protseduuri:
    Kõigepealt kontrollitakse tööettevõtja poolt vastava perioodi jooksul osutatud teenuste tegelikku hulka ja ulatust. Seejärel käsitletakse tööde edenemise eest makstava summa maksmist omavalitsuses sisse seatud tavaliste finantskontrolli kanalite kaudu. Vältige ebavajalikke pikki viivitusi tööettevõtjale maksmisel, kuna see võib tekitada konflikte ja seisakuid töös.

    • 2. Suhted tööettevõtjaga

  • b. Võtke kasutusele regulaarsed aruanded töö edenemise kohta
    Lepingu alguses tuleb leppida kokku regulaarsete koosolekute korraldamise sageduses ja formaadis ning regulaarsete aruannete süsteemis ning neist kinni pidada. Kõigi lepinguga seotud tegevuste kirjalikud aruanded on äärmiselt tähtsad tulevaste teenuslepingute sõlmimise seisukohast või juhul, kui lepingu suhtes tekib tööettevõtjaga juriidilisi vaidlusi.
  • c. Võtke kasutusele kvaliteedikontrolli meetmed
    Kvaliteedikontrolli süsteem võib nõuda omavalitsust esindavate kvaliteediinspektorite ametisse määramist. Sageli võib kvaliteedikontrolli mingis kindlas ulatuses teostada tööettevõtja, kes esitab kvaliteediaruandeid. Sellisel juhul on vaja ainult etteteatamata kontrollkäike ja katsetusi.
  • d. Ohutus- ja keskkonnakaitsealased meetmed
    Ohutus- ja keskkonnakaitsealased meetmeid peab algusest peale rahuldavalt planeerima. Ohutusmeetmed peavad kaitsma nii tööettevõtjaid kui ka omavalitsuse töötajaid ja nende vara ning ka kolmandaid isikuid kahjude eest. Keskkonnakaitsealased meetmed peavad vastama jäätmeid, reovett ja teisi keskkonnaohte käsitlevale kehtivale seadusandlusele.
    Suuremate lepingute korral peab tööettevõtja ametisse määrama ohutusjuhi.
    •

    3. Lepingu täitmise ajal

  • a. Kvaliteedikontroll
    Regulaarset kvaliteedi kontrollimist peab korralikult jälgima ja protokollima.
    Kvaliteedikontrolli süsteemi võib lepingu kehtivuse ajal uuesti üle vaadata, kui leitakse, et rahuldava kvaliteedi osas on tekkinud probleeme. Näiteks kontrollimine, kuidas kooli toiduga varustatakse, võib algselt põhineda kindlal arvul kontrollimiskordadel, kuid nakkuse puhang võib tekitada vajaduse jäigema kvaliteedisüsteemi järele tulevikus.
  • b. Kvantiteedikontroll
    Kuna enamus maksetingimusi on seotud kvantiteediga, siis usaldusväärse ja täpse kvantiteedikontrolli süsteemi sisseaseadmine on äärmiselt tähtis.
  • c. Töö edenemise kontroll
    Tööde ajakavast mahajäämise vältimiseks on vaja jooksvalt tööde edenemist kontrollida ja seda pidevalt algse ajakavaga võrrelda. Kui viivitustest on kujunemas probleem, siis oleks hea kui sellised viivitused avastatakse juba varakult, siis oleks võimalik asja parandamiseks meetmeid tarvitusele võtta. Näiteks kui ehitustöös esineb viivitusi, siis on vaja teha korraldusi elanike majutamiseks teistesse kohtadesse kauemaks, kui alguses arvatud.

    • 4. Lepingu täitmisel:

  • a. Kontrollimiseks üleandmine
    Kui tööettevõtja teatab, et ta on lepingu täitnud, siis viiakse tavaliselt läbi lõplik kontroll. Selle kontrolli ajal on esindatud mõlemad osapooled ja koostatakse nimekiri töödest, mis tuleb lõpetada enne seda, kui omavalitsus tehtuga rahul on. Kui ka need tööd on lõpetatud, võib tööettevõtja viimase makse kätte saada, kuid sellest arvestatakse maha kinnipeetav summa, millega kaitstakse omavalitsust hooldusperioodi jooksul ilmsiks tulla võivate vigade ja puuduste eest.
    Projekteerimistööde korral on vaja koostada "nagu ehitatud" jooniste komplekt, kuna enamus ehitusprojekte nõuab muudatuste tegemist tegelike ehitustööde käigus. Algsed projektijoonised tuleb seetõttu uuesti läbi vaadata ja näidata, kuidas hoone või rajatis tegelikult ehitati. See on eriti tähtis siis, kui hoones või rajatises on vaja teha remonti või neile midagi lisada.
  • b. Hoolduse planeerimine
    Selles staadiumis peaks planeerima ka regulaarse hoolduse.
  • c. Probleemide lahendamine
    Paljud lepingud lõpevad lisanõuete esitamisega tööde osas, mida pakkumise ajal ei osatud ette näha. Selliste lisanõuete küsimuses peetavad arutelud ja läbirääkimised on tavaliselt avalike teenuste sisseostmise kõige vähem meeldivad osad, mis võivad osapoolte vahel pikki vaidlusi põhjustada.
    Seega on soovitav sisse seada süsteem, kus vaidlused ja konfliktid lahendatakse asjade käigus ja neid ei jäeta lepingu lõppemise ajaks.
  • d. Lõppmaksed
    Kui kõik küsimused on lahendatud ja hooldusperiood on lõppenud, võib tööettevõtjale maksta lõppmakse ja leping lõpetatakse.

    • 5. Jätkumine
    Kui on tegemist teenuste üleandmisega, siis peab uue lepingu sõlmima pikka aega enne olemasoleva lepingu lõppemist, et tagada teenuste osutamise jätkumine. Seda võib teha kolmel moel:

  • a. Olemasoleva lepingu pikendamine
    Kui olete olemasoleva tööettevõtja tööga rahul, siis oleks kõige kasulikum pidada läbirääkimisi lepingu jätkamiseks mõistliku hinna alusel. Tavaliselt algsed hinnad koos eraldisega vahepeal asetleidnud kulude suurenemise katteks.
  • b. Uus pakkumine
    Alternatiivina võite algatada uue pakkumisprotsessi, aga uues pakkumises peate arvestama ka teenuse praeguselt tööettevõtjalt ülevõtmise protseduuri, ilma et läheks kaotsi teenuse päevi, väheneks kvaliteet või kaotataks raha.
  • c. Naasmine teenuse osutamise juurde omavalitsuse siseselt
    Kui teie kogemused avalike teenuste üleandmisel eraettevõtjaile ei olnud rahuldavad, on teil alati võimalus naasta süsteemi juurde, kus töid teostatakse omavalitsuse siseselt nagu varem. Teenuste eraettevõtjailt sisseostmisel omandatud kogemustest olete te kindlasti õppinud uusi meetodeid, mille abil lahendada nõudmist selle teenuse järele.

    • 6. Lõpetatud protsessi hindamine
    Peale lepingu täitmist on väga tähtis viia läbi lõpetatud lepingu hoolikas hindamine.
    Seda võib teha omavalitsuse siseselt, aga objektiivse ülavaate koostamiseks võib olla kasulikum mõne omavalitsusvälise organisatsiooni palkamine.
    Ülevaates peaks võrdlema avalike teenuste sisseotsmisest saadud kogemusi endise teenuse osutamise süsteemiga.

     Lisad: Lisa A   Lisa B1   Lisa B2 ja B3   Lisa C   Lisa D  AVALIKE TEENUSTE LEPINGULINE ÜLEANDMINE

     Sisukord