Sisukord
B. KUIDAS KOOSTADA TEENUSTE KIRJELDUSI (SPETSIFIKATSIOONE)
1. Määrake kindlaks, millist teenuse osa te sisse ostma hakkate Kui olete välja valinud teenused, mida te eraettevõtjale hakkate üle andma, siis peate analüüsima kõiki teenuse osi ning kindlaks määrama, milliseid teenuseid antakse üle ja milliste teenuste osade osutamist jätkab omavalitsus. Selle analüüsi tegemiseks peate tegema tihedat koostööd töötajatega, kes on hetkel vastutavad teenuse osutamise eest, siis saate kindel olla, et ühtegi osa ei ole kahe silma vahele jäetud ja et seos eraldi osade vahel on selge. Näitena vaatleme kooli. Teenuste osad võivad olla järgmised:
Koolivarustus:
Personal:
Peale teenustekogumi läbivaatamist võite te näiteks otsustada, et kõiki * märgitud teenuseid võiks tulevikus üle anda eraettevõtjale. Siis peate otsustama, kas kõigi valitud teenuste üleandmiseks peaks sõlmima ühe lepingu või tuleb need jagada kahe või enama lepingu vahel.
Ülaltoodud näidet oleks võimalik jagada viie eraldi lepingu vahel:
2. Omavalitsuse sisene suhtlemine Omavalitsuse töötajate informeerimine kavatsusest hakata eraettevõtjaile üle andma selliseid teenuseid, mille eest hetkel vastutavad nemad, on väga tähtis. Hoolikalt läbimõeldud omavalitsuse sisese suhtlemisprotsessi korraldamise kolm peamist põhjust on: Töötajad valdavad väärtuslikku informatsiooni tarbitavate teenuste kohta. Arutades võimaliku teenuste üleandmise üksikasjad läbi koos nende töötajatega, kes hetkel selle teenuse osutamise eest vastutavad, kindlustate te selle, et omavalitsuse siseselt mitme aasta jooksul kogutud kogemused ei lähe raisku, vaid neid kasutatakse parema teenuse osutamiseks tulevikus. Kui töötajatel lubatakse endal pakkumine esitada, siis peate kõigest hoolimata kindlustama selle, et neil ei tekiks lisainformatsiooni tõttu teiste pakkujatega võrreldes eeliseid. Töötajad võivad arvata, et plaanid seavad ohtu nende töökohad. Seda hirmu saab vähendada, kui leiate nendele töötajatele uued töökohad või moodustate omavalitsuses majasisese üksuse, mis esitab lepingu saamiseks pakkumise. Sellisele üksusele tuleks anda kokkulepitud 2 aasta pikkune miinimumperiood, mille jooksul nad saavad iseseisvamaks muutuda ning ennast tulevaseks konkurentsil põhinevaks tööatmosfääriks ette valmistada. Töötajad ei pruugi soovida eraettevõtjaga koostööd teha. Enamus teenuste sisseostmise lepingutest nõuavad tihedat koostööd avalike teenuste erinevate harude vahel. Koostöövalmiduse puudumisest tekkida võivate konfliktide ärahoidmiseks on väga tähtis teha töötajatele selgeks, et leping ei kujuta ilmtingimata ohtu nende töökohtadele, vaid võib nende tingimusi parandada ja vabastada ressursse omavalitsuse teiste tegevuste jaoks. Võimalust töötajate üleminekuks uue eratööettevõtja teenistusse peaks samuti uurima. 3. Valige lepingu tüüp: Tööettevõtjaga lepingu sõlmimiseks, mille alusel ta teile valitud teenuseid osutama hakkab, võite kasutada kolme põhimeetodit: a. Pidage eelnevalt valitud tööettevõtjaga otseseid läbirääkimisi Seda meetodit võib kasutada juhul, kui on olemas alljärgnevad tingimused: Teenuse iseloom on nii spetsiifiline, et ainult ühel tööettevõtjal on teenuse osutamiseks vajalikud teadmised või seadmed. Näiteks võib olla keskküte, kui kohalikule firmale kuuluvad nii soojusenergiajaam kui ka jaotustorustik. Te olete veendunud, et ainult üks tööettevõtja on võimeline teenust osutama. Sellesse väitesse peaksite siiski alati kriitiliselt suhtuma, kuna on võimalik, et kusagil riigis on teisi konkurentsivõimelisi tööettevõtjaid või mõni uus ettevõtte võib olla huvitatud teenuse osutamiseks vajalikke eriteadmiste omandamisest, kui sellekohane pakkumine välja kuulutatakse. Hädaolukordades võib osutuda vajalikuks sõlmida leping ühe tööettevõtjaga, kes on võimeline teenust otsekohe osutama, näiteks kui on tegemist loodusõnnetuste, tormide, tulekahjude, lumega jms. Kui olete otsustanud ilma pakkumist korraldamata pidada otseseid läbirääkimisi ühe tööettevõtjaga, siis on igal eraldi juhul tähtis, et te põhimõtteliselt võrdleksite oma tegevust punktidega, mis on välja toodud alljärgnevates tööettevõtja valimiseks pakkumise korraldamist kirjeldavates lõikudes, nt. lepingu elemendid, järelevalve jne. b. Piiratud pakkumine eelnevalt hinnatud pakkujatele Seda meetodit kasutades määrate te kõigepealt ära kindla arvu tööettevõtjaid, kellel teie arvates on teenuse osutamiseks piisavalt kogemusi ja kes kõik on huvitatud pakkumise esitamisest. Tööettevõtjaid võib eelnevalt kindlaks määrata reklaamide, kogemuste või teenuste osutajate andmebaaside põhjal. Seda meetodit võib kasutada alljärgnevates olukordades: Kui teenusel on selline iseloom, et selle osutamine nõuab kõrgetasemelisi ja spetsiifilisi eriteadmisi või kui peetakse vajalikuks, et tööettevõtja oleks sobiv ka teiste omaduste poolest, nt. tal peaks olema hästi konsolideeritud finantstaust või teistest sarnastest lepingutest saadud tõendatud kogemused. Sellise korralduse eelis avatud pakkumisprotsessiga võrreldes on see, et siis peate tegelema vähema hulga pakkumistega ja väldite mõnede liiga madala hinnaga pakkumiste tagasi lükkamist, mille teie arvates on esitanud kogenematud või soovimatud pakkujad. Pakkujate eelneva väljavalimise protsess peaks sisaldama ka avatud reklaamiprotsessi, milles sobivaid firmasid kutsutakse esitama ennast ja oma kogemusi tutvustavaid materjale, tõendeid oma rahaliste võimaluste kohta ning informatsiooni oma töötajate ja seadmete kohta. Peale selliste huviväljenduste kättesaamist peaks valimiskomitee kogu esitatud informatsiooni läbi vaatama, vajaduse korral soovituskirjade kohta järelpärimisi tegema, ning siis valima välja minimaalselt kolm ja maksimaalselt seitse tööettevõtjat, kellel seejärel palutakse pakkumised esitada. Kui olete otsustanud pakkujad eelnevalt välja valida, siis on igal eraldi juhul tähtis, et te põhimõtteliset võrdleksite oma tegevust punktidega, mis on välja toodud alljärgnevates tööettevõtja valimiseks pakkumise korraldamist kirjeldavates lõikudes, nt. lepingu elemendid, järelevalve jne. c. Avatud pakkumine koos reklaamiga Seda süsteemi kasutades püüate te tekitada teenuse vastu huvi paljudes teenuste osutajates ja tööettevõtjates, tavaliselt üleriigiliselt. Mõned neist võivad olla teile täiesti tundmatud ja seega peab nende soovituskirju hoolikalt kontrollima. Alljärgnevalt on seda meetodit üksikasjalikumalt kirjeldatud. 4. Pakkumise ja lepingu ettevalmistamine Pakkumise ettevalmistamisel on vaja meeles pidada järgmisi põhiprintsiipe:
5. Pakkumisdokumendi sisu Tüüpiline pakkumisdokumentide komplekt koosneb alljärgnevast:
Pakkumiskutse on tavaliselt ajalehekuulutuse tekst või valitud pakkujatele saadetud kutse tekst. Pakkumise vorm on dokument, millele pakkuja kannab oma pakkumise, hinnad ja tingimused. Sellele peab alla kirjutama isik, kes on volitatud tööettevõtja eest tegutsema. Teenuste kirjeldus kirjeldab teenuse protsessi sõnades. Tüüpilise "soft" teenuse (nt. vanurite eest hoolitsemine) lepingu jaoks esitage teile vajaliku terve teenuse üksikasjalik kirjeldus. Tavaliselt põhineb see olemasoleval teenusel, mida osutab omavalitsus, aga uurige oma praegust tegevust hoolikalt ja kriitiliselt ning määrake täpselt kindlaks tulevikus vajatavad minimaalsed teenused. Tegemist võib olla hoopis teistsuguse teenusega, kui praegune. Kirjeldus peab samuti sisaldama minimaalse kvaliteeditaseme kirjeldust, aga ärge nõudke vajalikust kõrgemat kvaliteeti, kuna sellisel juhul raiskaksite raha. Teenuse osutamise aja ning teostamismäära kindlaksmääramine on samuti tähtis näiteks kui sageli tuleb täita kindlaid funktsioone. Tüüpilise "hard" teenuse (nt. teedeehitus) lepingu jaoks on sageli vaja kõigepealt tehniline projekt koostada. Suuremad omavalitsused võivad seda ise teha, aga tavaliselt võtavad selle ette omavalitsusevälised konsultandid, insenerid või arhitektid. Sellisel juhul defineeritakse teenus tervet teenuse protsessi iseloomustavas sõnalise kirjelduse, ehitustööde loetelu ja jooniste komplektis. Spetsifikatsioonides näidatakse ära materjalide tarnimise ja osutatava teenuse mõõtmiseks ja arvestamiseks vajalikud kogused ning erinevate artiklite tehnilised definitsioonid. Näide: teedehooldus lepingu puhul peate te välja arvestama ja kinnitama hooldatavate kilomeetrite tegeliku arvu. Peate samuti kindlaks määrama tee asukoha, laiuse, kasutatavad materjalid, säilitatava seisukorra, perioodi, millal te saate tagada juurdepääsu maanteele. Lisaks teie poolt määratud kilomeetrite arvule, mille ulatuses tööettevõtja peab kindla hinna eest teenust osutama, peate te kokku leppima ka lisatööde ühikuhinnas, juhuks kui töö maht ületab teie esialgsed hinnangud. Kui tööettevõtjad ühikuhindu esitavad, siis kontrollige, kas need hinnad on põhjendatud ja mitte ülemäärased. Kirjeldustes tuleb anda ka kvaliteedi definitsioonid ning määrata kindlaks kvaliteedi kontrollimiseks kasutatavad meetodid. Materjalide kvaliteeditasemeid, nagu kergesti kontrollitav ja mõõdetav betooni tugevus, on kerge kindlaks määrata. Isegi "soft" teenuste, nagu vanurite eest hoolitsemine, lepingud on kvaliteedi osas mõõdetavad. Näiteks võib seda defineerida kui etteteatamata kontrollkäikudel põhinevat statistilist kalkulatsiooni, vastavalt kokkulepitud süsteemile, või kasutada sõltumatute organisatsioonide poolt läbiviidud kasutajate rahuolu uurimusi. Kirjeldustes tuleb kindlaks määrata ka keskkonnakaitsealased meetmed, mida tööettevõtja rakendama peab. Pakkumisdokumendid võivad sisaldada ka jooniseid. Kui te kasutate omavalitsuse välise konsultandi projekti või kirjeldust, siis veenduge, et leping teie ja professionaalse nõustaja vahel teeb nõustaja vigade ja puuduste eest selgelt vastutavaks. Vajadusel paluge konsultandil muretseda ametikindlustus vigade ja puuduste katteks. Kõigi kirjelduste, spetsifikatsioonide, jooniste ja aruannete kogum moodustab tegeliku lepingu dokumendi, mis vastab kõigile seaduslikele nõudmistele. Selle peaks koostama jurist või siis kasutage standardset dokumenti. Tüüpiliste lepingu üldtingimuste kirjeldus on toodud lisas C. Leping peab samuti sisaldama selgeid eeskirju, mille põhjal lahendatakse konflikte. Kui pakkumisdokument on koostatud ja täidetud, siis tuleb terve pakett juriidilisest vaatenurgast läbi vaadata, et tagada selle täielikkus ja aukude puudumine, mis võiksid tulevikus konflikte tekitada.
6. Ajaperioodid Pakkumisprotsessi ajakava tuleb hoolikalt kindlaks määrata. Reklaami koostamiseks ja avaldamiseks tuleb eraldada piisavalt aega ning pakkujatele peab andma aega pakkumiskutse kättesaamiseks ja läbivaatamiseks, samuti peab valimiskomiteele jätma piisavalt aega pakkumiste läbivaatamiseks. Pakkumisteate tekst peab olema piisavalt üksikasjalik ja selge ning andma potentsiaalsetele pakkujatele ülevaate projektist. Tüüpilise pakkumisprotsessi korral peaksite pakkumise esitamiseks andma vähemalt neli nädalat alates pakkumiskutse avaldamisest ajalehes. Pakkumiskutses peab kindlaks määrama pakkumiste kehtivusaja, mis on tavaliselt maksimaalselt 3 kuud. Pakkumiste läbivaatamiseks vajalik periood peaks olema nii lühike kui võimalik, kuna mida kauem aega möödub pakkumise esitamisest, seda suurem on võimalus, et pakkuja töötajad ja seadmed on juba kaasatud teistesse projektidesse. Alati, kui pakkumine peab vastama EL-i eeskirjadele, on olemas ka erireeglid ajaperioodide kohta ning neist peab kinni pidama. Oma pakkumises peate kindlaks määrama lepingu perioodi, eraldades piisavalt aega tegevuse mobiliseerimiseks ja alustamiseks. Peaksite kindlaks määrama ka minimaalse tööde edenemise kiiruse, millest tuleb kinni pidada. Põhjendamatult lühikese lepinguperioodi tulemuseks on suuremad kulud ja madalam kvaliteet. Ka liiga pikk periood põhjustab raiskamist ja võib teie jaoks kalliks kujuneda. Tavaliselt defineerib ehituslepingute ja teiste inseneritöid sisaldavate lepingute ajaperioodi nende objekt, nt. kui kaua võtab aega kooli ehitamine. Teenuste osutamise lepingud sõlmitakse tavaliselt ühe või rohkema aasta pikkusteks perioodideks. Sageli on soovitav määrata teenuse osutamiseks piisavalt pikk periood, mis võimaldaks tööettevõtjal tagasi saada oma esialgsed investeeringud koolitusse ja seadmetesse, muidu võivad ühikuhinnad liiga kõrgeks osutuda. Kasulik on ka kindlaks määrata esialgne periood, mis on näiteks kindla arvu aastate pikkune, koos võimalusega lepingut veel aastaks pikendada, kui töö teostus on olnud rahuldav. Sellisel juhul peab lepingu alguses kokku leppima selles, et lepingu võimalikul pikendamisel vaadatakse uuesti üle ka hinnad. Pakkumises tuleb kindlaks määrata ka lepingu täitmisele järgnev hooldusperiood, mille jooksul parandatakse võimalikud vead ja puudused. Selleks, et omavalitsusel oleks võimu peale lepingu täitmist ka hooldust nõuda, peaks lepingus määrama lõpusumma (nt. 5%), mis peetakse kinni kuni hoolduse lõpetamiseni. Tavaliselt määratakse see üheks aastaks, aga hooldusperioodi pikkus sõltub teenuse tüübist ning vigade ja puudustega seotud nõuete tekkimise tõenäosusest.
7. Maksetingimused Maksetingimused peab pakkumisdokumendis väga täpselt kindlaks määrama. Äärmiselt tähtis on otsustada, kas makse põhineb terve teenuste "paketi" eest makstaval fikseeritud kogusummal, või see arvestatakse ühikuhindade alusel, s.t. pakkuja esitab ühikuhinnad ja makse kindlaksmääramiseks korrutatakse tegelike tööde hulk nende määradega. Kolmas võimalus on mõlema kombinatsioon, kasutades mõnede tööde eest tasumisel fikseeritud kogusummat ja lepingu teiste elementide korral ühikuhindu. Kogusumma on kasulik siis, kui terve teenuse osutamist on võimalik täielikult kirjeldada nii aja kui ka koguste osas. Näide üldsummal baseeruvast lepingust võib olla terve veevarustussüsteemiga seotud teenuste osutamine, kus veevarustusjaama ja tema töö spetsifikatsioonid saab täpselt kindlaks määrata. Näited ühikuhindade kohta on hooldus- ja koristusvahendite ning tarbekaupade tarnimine, või prügivedu kindlast hulgast majapidamistest. Kombinatsiooni näiteks võib olla raamatupidamine, kus kindel kogusumma makstakse süsteemi ja tarkvara ülesseadmise ning aastaaruannete koostamise eest, iga töötaja kuupalga kalkuleerimise eest tasumiseks võib aga kasutada ühikuhindasid. Pakkumisdokumendis peab kindlaks määrama ka maksete jagunemise lepinguperioodi jooksul. Reeglina ei peaks te kunagi tööettevõtjale rohkem raha maksma, kui kättesaadud tööd väärt on, sest võivad tekkida probleemid ja te võite olla sunnitud uut tööettevõtjat otsima hakkama. Tavaliselt tehakse lepingu alguses esimene sissemakse, mis võimaldab tööettevõtjal soetada seadmed, mobiliseerida tehas ja seadmed jne. Kandke hoolt selle eest, et see summa oleks tagatud pangagarantii või sarnase tagatisega, juhuks kui tööettevõtjal peaks rahalisi raskusi tekkima. Muul juhul on võimalik maksta tööettevõtjale igakuiseid progressiivmakseid, mis põhinevad tööde dokumenteeritud edenemisel perioodi jooksul. Tavaliselt peetakse lepingu lõppemisel kinni kindel summa, millega tagatakse lepingu täielik ja lõplik täitmine. Reeglina on selleks 10% lepingusummast. Kui tööettevõtja on dokumentaalselt tõestanud, et kõik tööd on lõpetatud, näiteks krunt on koristatud, siis võib kinnipeetud summa vähendada 5 protsendini kuni hooldusperioodi lõppemiseni. Harilikult esitab tööettevõtja lepingu kehtivuse ajaks pangagarantii või muu sarnase tagatise. Mõnedel juhtudel võib tööde edenedes garantiid vähendada. Trahvide ja preemiate kasutamine on lepingu haldamisel ja selle õigeaegse täitmise kindlustamisel äärmiselt tähtis. Trahve võib rakendada tähtaegade ületamise või kvaliteedinõuete täitmatajätmise eest. Trahvide suurus tuleb pakkumisdokumendis kindlaks määrata ja selle suurus peab sarnanema tegelikele kuludele, mida omavalitsus hilinemise tõttu kandma peab. Näiteks vanadekodu mittetähtaegne valmimine võib sundida omavalitsust vahepeal kalleid hotellitube üürima ja seega peaks trahvisumma vastama sellise alternatiivse majutuse maksumusele. Preemiat võib kasutada tööde lõpetamise kiirendamiseks enne algset tähtaega. Neid peaks kasutama ainult siis, kui omavalitsus ennetähtaegsest lõpetamisest selgelt kasu saab. Näiteks võib olla uue veepuhastusjaama lõpetamine, kui olemasolev süsteem on rikkis ja vee jagamine jaokaupa põhjustab elanikele suuri ebamugavusi. Lepingu kindlustused on äärmiselt tähtsad. Peate tegema selget vahet kindlustusel, mille peab muretsema tööettevõtja ja kindlustusel, millega omavalitsus ise peab oma riskid katma. Veenduge, et kindlustuspoliisides ei ole kokkulangevusi ega auke. Nõudke, et tööettevõtja poolt muretsetavas kindlustuses, näiteks kolmandatele isikutele põhjustatud kahju kindlustus, nimetaks kaashüvitisesaajana ka omavalitsust, seega on teil vajadusel poliisile seaduslikult põhjendatud ligipääs.
8. Omavalitsuse sisene planeerimine Kui pakkumisdokument on valmis, võib alustada omavalitsuse sisese planeerimisega. See seisneb alljärgnevas tegevuses:
Eelarve peab sisaldama orienteeruvat pakkumise hinda, mida te loodate saada, ja ka teie enda sisemiste kulude kalkulatsiooni. Nende sisemiste kulude hulka kuuluvad reklaamikulud, kulutused lepingu haldamise ja järelevalvega seotud personalile, kulutused mis tahes omavalitsusvälisele abile (nt. juriidiline abi, spetsialistid), läbiviidavate testide kulud, kindlustuskulud ja mis tahes muud lepinguga seotud kulud. Mõnedel juhtudel võite te kanda kulusid ka seoses kompensatsiooniga, mida tuleb maksta teenuse erateevõtjailt sisseostmise tõttu koondatavatele töötajatele. Seejärel jaotatakse kogu eelarve ajaliselt, et määrata kindlaks, millal raha vaja on. Vajalikud sisemised ressursid sisaldavad pakkumisprotsessi juhtimiseks vajalikku personali ning lepingu haldamiseks ja järelevalveks vajalikku personali. Järelevalvet võivad teostada praegused töötajad, aga mõnedel juhtudel on kasulikum palgata piiratud lepingutingimustel omavalitsusväliseid järelevalve teostajaid. Lisaks sellele võib teil vaja olla soetada sõidukeid, mõõte- ja testimisseadmeid ning uusi kontoriseadmeid. Konkursikomisjon vastutab lepinguprotsessi aususe ja korrektsuse eest ning vaatab läbi kõik esitatud pakkumised ja annab soovitusi tööettevõtja valimiseks. Tavaliselt koostatakse see omavalitsuse töötajate esindajatest ja mõnedel juhtudel ka omavalitsuse välistest ekspertidest. Lõpetuseks on teil vaja volikogu või volitatud organi kinnitust.